Quản lý con dấu là quá trình cơ quan Công an dựa vào hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước, sử dụng các biện pháp nghiệp vụ để quản lý việc đăng ký, bảo quản, sử dụng con dấu nhằm phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm; phục vụ cho việc thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và các nhu cầu hợp pháp của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước và công dân. Trách nhiệm trong công tác quản lý con dấu của lực lượng Cảnh sát nhân dân được giao cho lực lượng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội, cụ thể được quy định tại Quyết định 2441/2015/QĐ-BCA của Bộ trưởng Bộ Công an1.
      Sau 15 năm thực hiện Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, Công an các đơn vị địa phương đã làm thủ tục đăng ký gần 150 vạn con dấu cho các cơ quan, tổ chức (đăng ký 93.150 con dấu cho cơ quan, tổ chức đảng; 200.867 con dấu cho cơ quan, tổ chức nhà nước; 187.767 con dấu cho tổ chức chính trị - xã hội; 51.836 con dấu cho tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ; 8.709 con dấu cho cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam; 868.630 con dấu cho các tổ chức kinh tế). Trong đó nếu chỉ tính riêng 6 tháng đầu năm 2016, Công an các đơn vị địa phương đã cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký lưu chiểu 20.628 con dấu, thu hồi 9.236 con dấu hết giá trị sử dụng2. Dựa trên kết quả đăng ký, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đã phục vụ kịp thời các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; đồng thời còn phục vụ cho công tác phòng ngừa, đấu tranh với các loại tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật.
      Tuy nhiên, với những quy định của Nghị định 58/2001/NĐ-CP, công tác đăng ký, quản lý con dấu còn bộc lộ một số hạn chế, bất cập như: Đối tượng sử dụng con dấu, cơ quan đăng ký mẫu dấu, thủ tục, hồ sơ đăng ký mẫu dấu, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quản lý và sử dụng con dấu còn chưa được quy định cụ thể… Do đó, đặt ra yêu cầu cần phải xây dựng, ban hành Nghị định mới quy định về quản lý và sử dụng con dấu thay thể cho Nghị định 58/2001/NĐ-CP. Sau quá trình dự thảo, lấy ý kiến góp ý từ Công an các địa phương trên cả nước, ngày 01/7/2016 Chính phủ đã ban hành Nghị định 99/2016/NĐ-CP thay thế Nghị định 58/2001/NĐ-CP. So với quy định trước đây, Nghị định 99/2016/NĐ-CP có nhiều điểm mới cụ thể sau:
      Thứ nhất, về con dấu
      Nghị định 99/2016/NĐ-CP là văn bản pháp lý đầu tiên đã đưa ra định nghĩa về con dấu và các loại hình của con dấu, xác định rõ con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Với quy định này không chỉ xác định con dấu là tài sản của cơ quan, tổ chức, chứng minh về giá trị pháp lý của văn bản, mà đây còn là phương tiện đặc biệt phải được đăng ký, quản lý chặt chẽ theo quy định pháp luật. Bên cạnh đó, đã điều chỉnh về các loại hình của con dấu từ “con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy” (Điều 2, Nghị định 58/2001/NĐ-CP) thành “con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng” (khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP). Điều này cho phép các cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật được đưa hình ảnh tượng trưng của mình lên trên bề mặt của con dấu mà trước đây không quy định một cách cụ thể.
      Thứ hai, về phạm vi quản lý
      Nghị định 99/2016/NĐ-CP tiếp tục kế thừa quy định về việc không điều chỉnh đối với “dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký” (điểm b, khoản 2, Điều 2), nhưng đã bổ sung quy định không điều chỉnh đối với “quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư” (điểm a, khoản 2, Điều 2). Quy định này nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư, đồng thời phù hợp với quy định tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP3: Công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
      Tuy nhiên, đối với các tổ chức, đơn vị được thành lập theo Luật Công chứng; Luật Luật sư; Luật Giám định tư pháp; Luật Kinh doanh bảo hiểm; Luật Chứng khoán; Luật Hợp tác xã thì vẫn thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
      Thứ ba, về điều kiện và chủ thể được sử dụng con dấu
     So với quy định của Nghị định 58/2001/NĐ-CP, Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã bổ sung quy định về điều kiện của các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng con dấu tại Điều 5 nhằm siết chặt hơn về công tác quản lý và sử dụng con dấu, tránh tình trạng tự trang bị hoặc tự sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền. Chẳng hạn như: “Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng” (khoản 1, Điều 5); “việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên” (khoản 2, Điều 5)…
      Bên cạnh đó, Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã điều chỉnh những cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được sử dụng con dấu có hình Quốc huy cho phù hợp với quy định của Hiến pháp và các văn bản quy phạm pháp luật khác như: Bổ sung chức danh Tổng thư ký Quốc hội, bổ sung Hội đồng bầu cử Quốc gia, các cơ quan của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Toà án nhân dân cấp cao và nhiều cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khác được quy định tại Điều 7. Mặt khác, còn bổ sung những cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng như: Uỷ ban bầu cử ở cấp tỉnh, Uỷ ban bầu cử ở cấp huyện, Uỷ ban bầu cử ở cấp xã… theo quy định tại Điều 8.
      Thứ tư, về trình tự, thủ tục, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu; thu hồi, huỷ con dấu và huỷ giá trị sử dụng con dấu
     Trên cơ sở thực hiện chương trình cải cách hành chính theo Quyết định số 225/QĐ-TTg4, trong đó có cải cách thủ tục hành chính trong quản lý nhà nước về an ninh, trật tự. Do đó, so với quy định của Nghị định 58/2001/NĐ-CP, Nghị định 99/2016/NĐ-CP một mặt quy định chặt chẽ hơn về các loại hồ sơ trong quản lý và sử dụng con dấu, mặt khác đã quy định cụ thể đối với từng trường hợp như: Quy định trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả (Điều 11); hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (Điều 13); hồ sơ đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi (Điều 14); hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu (Điều 15), hồ sơ đăng ký thêm con dấu (Điều 16)… Bên cạnh đó, Nghị định 99/2016/NĐ-CP cho phép các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có thể lựa chọn hai hình thức để nộp hồ sơ về con dấu: Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu dấu hoặc nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu thay vì quy định trước đây chỉ có thể nộp trực tiếp cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
      Ngoài ra, Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã bổ sung quy định về giao nộp, thu hồi, huỷ con dấu và huỷ giá trị sử dụng con dấu tại Điều 18, trong đó xác định rõ các trường hợp phải giao nộp con dấu như: Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức cá nhân, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên; có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền; có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền… Đồng thời xác định rõ việc xử lý đối với từng trường hợp cụ thể khi tiến hành giao nộp, thu hồi, huỷ con dấu và huỷ giá trị sử dụng con dấu nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý của lực lượng Công an mà trước đây Nghị định 58/2001/NĐ-CP chưa quy định.
      Thứ năm, về cơ quan đăng ký mẫu con dấu
     Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã điều chỉnh về cơ quan đăng ký mẫu con dấu, cụ thể điều chỉnh từ “Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an” và “Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” là “cơ quan cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu” theo quy định của Nghị định 58/2001/NĐ-CP thành “Cục Cảnh sát QLHC về TTXH” và “Phòng QLHC về TTXH” là “cơ quan đăng ký mẫu dấu”. Mặt khác, Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã quy định rất cụ thể về từng cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sẽ do cơ quan nào có trách nhiệm tiến hành đăng ký mẫu dấu tại 29 điểm thuộc 2 khoản của Điều 12, thay vì chỉ quy định một cách chung chung không cụ thể tại Điều 9, Nghị định 58/2001/NĐ-CP.
      Thứ sáu, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu
      Đây là hoạt động cần thiết trong công tác quản lý con dấu của lực lượng CAND nói chung và lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH nói riêng, giúp phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Tuy nhiên, Nghị định 58/2001/NĐ-CP chưa quy định về công tác này, do đó Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã đưa nội dung này vào nội dung của chương 3 của Nghị định về “Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý và sử dụng con dấu”. Cụ thể đã xác định về hình thức kiểm tra, số lần kiểm tra đối với từng hình thức, thẩm quyền kiểm tra, trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền kiểm tra cũng như trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được kiểm tra. Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện có hiệu quả công tác quản lý con dấu theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
      2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quản lý con dấu của lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH
      Trên cơ sở các quy định về quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, lực lượng Cảnh sát nhân dân nói chung và trực tiếp là lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH cần thực hiện tốt những nội dung sau:
      - Một là, lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH các cấp cần tham mưu cho Bộ Công an ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý con dấu. Trước hết cần rà soát và tham mưu điều chỉnh các Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 58/2001/NĐ-CP cho phù hợp với những điểm mới của Nghị định 99/2016/NĐ-CP như: Thông tư 20/2012/TT-BCA5, Thông tư 21/2012/TT-BCA6, Thông tư liên tịch 83/2010/TTLT-BQP-BCA7… Bên cạnh đó, trên cơ sở Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Cục Cảnh sát QLHC về TTXH, Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cần tham mưu trong việc ban hành hướng dẫn thống nhất về quy trình tiếp nhận, thu hồi, xử lý con dấu theo quy định mới.
      - Hai là, lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH các cấp cần tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định mới về quản lý và sử dụng con dấu cho các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cũng như các cá nhân có liên quan thông qua nhiều hoạt động khác nhau như: Trực tiếp tổ chức các buổi tuyên truyền; đăng thông tin trên các thông tin điện tử; phối hợp với các cơ quan, ban ngành trong tổ chức lồng ghép các chương trình tuyên truyền; thông qua quá trình trực tiếp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước trong thực hiện đăng ký mẫu dấu… Trước mắt, lực lượng Cảnh sát QLHC về TTXH cần rà soát lại các đối tượng thuộc diện quản lý về con dấu để tổ chức đăng ký và quản lý mẫu dấu cho phù hợp với quy định mới.
      - Ba là, Cục Cảnh sát QLHC về TTXH, Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cần chủ động trong phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các loại tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác lợi dụng sơ hở, thiếu sót trong quản lý và sử dụng con dấu thông qua việc thực hiện có hiệu quả các biện pháp trong quản lý con dấu, nhất hoạt động thanh tra, kiểm tra việc sản xuất, trang bị, bảo quản và sử dụng con dấu của các đối tượng đã được cấp phép. Bên cạnh đó, cần chú trọng đến công tác siết chặt quản lý đối với các cơ sở sản xuất con dấu thông qua công tác quản lý ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh trật tự theo quy định của Nghị định 96/2016/NĐ-CP8.
      - Bốn là, nghiên cứu cải tiến các phương pháp quản lý con dấu, từ khâu tiếp nhận đăng ký mẫu dấu; hoạt động lưu trữ, khai thác thông tin về quản lý con dấu; kiểm tra, xử lý đối với việc quản lý và sử dụng con dấu… Trong đó, thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Công an các địa phương cần xây dựng phương án và quy trình tiếp nhận hồ sơ đăng ký mẫu dấu trên Cổng thông tin điện tử của mình, đồng thời cần tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, khai thác thông tin về mẫu con dấu như: Xây dựng phần mềm quản lý con dấu… làm cơ sở cho việc thực hiện có hiệu quả công tác này.
       Như vậy, trên cơ sở kế thừa những quy định còn phát huy tốt của Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Nghị định 31/2009/NĐ-CP, Nghị định 99/2016/NĐ-CP được ban hành một mặt đã khắc phục những hạn chế, vướng mắc của các quy định trước đây về công tác quản lý và sử dụng con dấu, mặt khác đã tạo ra hành lang pháp lý vững mạnh, bảo đảm phù hợp với chủ trương đơn giản hoá thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng con dấu cũng như bảo đảm tính thống nhất của Nghị định trong hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý nhà nước về an ninh, trật tự, phục vụ đắc lực cho công tác phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực an ninh, trật tự.

Tác giả bài viết: Phạm Văn Minh - Trường Đại học CSND